Wartungskosten in der Betriebskostenabrechnung: Abgrenzung zur Reparatur und was Sie als Mieter wissen sollten
Die Betriebskostenabrechnung sorgt jedes Jahr wieder für Fragen und Unsicherheiten – besonders, wenn es um sogenannte "Wartungskosten" geht. Nicht selten sind Mieter überrascht, welche Posten umgelegt werden und worin der Unterschied zur Reparatur besteht. Der folgende Beitrag erläutert, was zu den umlagefähigen Wartungskosten gehört, wie sie sich rechtlich von Reparaturkosten abgrenzen und worauf Mieter wie Vermieter achten sollten.
1. Was sind Wartungskosten und warum dürfen sie umgelegt werden?
Wartungskosten sind jene laufenden Kosten, die für die Pflege und Funktionssicherung bestimmter technischer Anlagen im Haus anfallen. Typische Beispiele sind Heizungsanlagen, Aufzüge, Rauchmelder oder Lüftungsanlagen. Die regelmäßige Kontrolle, Reinigung und Einstellung gewährleistet den sicheren und effizienten Betrieb. Nach der Betriebskostenverordnung (§ 2 Nr. 4 ff. BetrKV) zählen Wartungskosten zu den umlagefähigen Betriebskosten, sofern dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurde.
Wartungskosten unterscheiden sich dadurch, dass sie planbar, regelmäßig und vorbeugend anfallen. Sie dienen dazu, den aktuellen Zustand zu erhalten und plötzliche, kostenintensive Ausfälle zu verhindern. Die Kosten hierfür werden regelmäßig (meist jährlich) abgerechnet.
2. Der Unterschied zu Reparaturkosten: Wo liegt die Grenze?
Reparaturkosten hingegen sind Kosten, die anfallen, um einen bereits eingetretenen Schaden zu beheben – zum Beispiel der Austausch defekter Heizungsbauteile oder die Instandsetzung eines gestörten Aufzugs. Sie sind nach § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV ausdrücklich nicht umlagefähig, sondern vom Vermieter zu tragen. Die Abgrenzung ist in der Praxis manchmal schwierig, insbesondere wenn bei einer Wartung kleinere Defekte gleich mitbeseitigt werden.
Rechtlich gilt: Während die Wartung präventiv und regelmäßig erfolgt, sind Reparaturen reaktive Maßnahmen auf einen konkreten Defekt oder Verschleiß. Enthält eine Rechnung über Wartungsarbeiten auch Reparaturleistungen, muss der Vermieter diese Kosten sauber trennen – nur der Wartungsanteil darf umgelegt werden, Reparaturleistungen hingegen nicht.
3. Worauf sollten Mieter und Vermieter bei der Abrechnung achten?
Für Mieter empfiehlt es sich, die Betriebskostenabrechnung genau zu prüfen: Sind Wartungen korrekt bezeichnet und nachvollziehbar aufgeschlüsselt? Enthält die Abrechnung Positionen, die eher eine Reparatur als eine Wartung darstellen? Im Zweifelsfall sollten Mieter Einsicht in die zugehörigen Rechnungen verlangen.
Vermieter sind verpflichtet, nur die tatsächlich umlagefähigen Kosten anzusetzen und diese verständlich sowie nachvollziehbar zu belegen. Gemischte Rechnungen – also solche, die Wartung und Reparatur betreffen – müssen transparent aufgeteilt und erläutert werden.
Zusammenfassung: Was bedeutet das für Sie?
Wartungskosten gehören regelmäßig zu den umlagefähigen Betriebskosten, sofern sie im Mietvertrag aufgeführt sind. Reparaturkosten dagegen darf der Vermieter nicht auf die Mieter abwälzen. Eine klare Trennung beider Positionen ist gesetzlich vorgeschrieben und dient dem Schutz der Mieter vor unzulässigen Kosten. Bei Unsicherheiten lohnt sich immer ein kritischer Blick in die Betriebskostenabrechnung – oder auch die Inanspruchnahme professionellen juristischen Rats, etwa eines Rechtsanwalts oder des örtlichen Mietervereins.
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