Das Aus für das Einwurfeinschreiben: Warum Arbeitgeber jetzt umdenken müssen

Das Aus für das Einwurfeinschreiben: Warum Arbeitgeber jetzt umdenken müssen

Ein Brief landet im Briefkasten – oder eben doch nicht. Wer in deutschen Arbeitsgerichtsverfahren beweisen muss, dass ein wichtiges Dokument tatsächlich beim Empfänger angekommen ist, steht seit Jahren vor einer Herausforderung. Viele hielten das Einwurfeinschreiben der Deutschen Post für die pragmatische Lösung. Doch das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat nun ein Urteil gefällt, das dieser Praxis ein endgültiges Ende setzt: Das Einwurfeinschreiben gilt nicht mehr als rechtssicherer Beweis für den Zugang.

Der Fall: Wenn der Zustellungsbeleg wertlos wird

Hinter der Entscheidung steht die abgewiesene Revision eines Hamburger Arbeitgebers (Az. 2 AZR 184/25). Dieser hatte einen häufig erkrankten Mitarbeiter per Einwurfeinschreiben zu einem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) eingeladen. Da der Mitarbeiter nicht reagierte, folgte die Kündigung.

Vor Gericht bestritt der Arbeitnehmer jedoch, die Einladung jemals erhalten zu haben. Da eine BEM-Einladung für eine krankheitsbedingte Kündigung zwingend erforderlich ist, geriet der Arbeitgeber in Erklärungsnot. Weder die Vorlage des Ein- und Auslieferungsbelegs noch die Vernehmung des Postboten brachten den gewünschten Erfolg – der Zusteller konnte sich schlicht an nichts mehr erinnern. Nach dem Arbeitsgericht und dem LAG Hamburg bestätigte nun auch das BAG: Die Kündigung ist unwirksam.

Warum das moderne Scanverfahren keinen Schutz mehr bietet

Früher sah die Rechtslage anders aus: Vor fast zehn Jahren bejahte der Bundesgerichtshof (BGH) einen sogenannten Anscheinsbeweis für das alte „Peel-off-Verfahren“. Dabei zog der Zusteller ein Etikett von der Sendung, klebte es auf den Beleg und quittierte den Einwurf per Hand. Das galt als verlässlicher Nachweis.

Heute nutzt die Deutsche Post jedoch einen digitalen Scanprozess:

• Der Barcode wird gescannt.

• Der Zusteller unterschreibt auf dem Display seines Scanners.

• Der Brief wird eingeworfen.

Das Problem dabei? Auf dem digitalen Beleg fehlen sowohl die konkrete Empfängeradresse als auch die genaue Uhrzeit. Nach Ansicht der Richter des LAG Hamburg ist dieses Verfahren fehleranfälliger und stellt den vermeintlichen Empfänger praktisch rechtlos. Laut Arbeitsrechtlern steht damit fest: Selbst die Kombination aus Einlieferungsbeleg und einer Reproduktion des digitalen Auslieferungsbelegs begründet keinen Anscheinsbeweis mehr.

Praxis-Tipps: So stellen Sie Dokumente ab sofort rechtssicher zu

Für HR-Abteilungen bedeutet dieses Urteil ein sofortiges Umdenken bei wichtigen Erklärungen wie Kündigungen oder BEM-Einladungen. Experten und HR-Verantwortliche diskutieren bereits erprobte Alternativen:

• Persönliche Übergabe im Unternehmen: Die direkteste Methode. Das Schreiben wird dem Mitarbeiter im Betrieb im Beisein von Zeugen übergeben.

• Zustellung per Boten mit Zeugen: Ist der Mitarbeiter nicht anzutreffen, kann ein Bote das Schreiben in den Briefkasten einwerfen. Wichtig: Sowohl Bote als auch Zeuge müssen den Inhalt des Schreibens kennen (Verschwiegenheit beachten!). Zusätzliche Fotos vom Einwurf schaffen zusätzliche Sicherheit.

• Zustellung mit Videobeweis: Einige Unternehmen setzen auf ein strenges Protokoll, bei dem die Auslieferung durch zwei Personen inklusive Zeitprotokoll und Videobeweis dokumentiert wird.

• Spezialisierte Kurierdienste: Es gibt Kurierdienste, die Dokumente mit eigens dafür entwickelten Formularen rechtssicher zustellen. Dies ist zwar teurer als ein Einschreiben, aber im Ernstfall deutlich günstiger als ein verlorener Kündigungsschutzprozess.

Fazit: Wer als Arbeitgeber auf Nummer sicher gehen will, verabschiedet sich ab sofort vom Einwurfeinschreiben und stellt wichtige Dokumente nur noch persönlich oder per Bote mit Zeugen zu.

(BAG, Urteil vom 7. Mai 2026, Az. 2 AZR 184/25)